Les seniors consacrent souvent une partie de leur temps libre à des activités associatives. Elles sont rythmées par des réunions et des temps conviviaux. Ces quelques conseils devraient vous aider à les organiser au mieux.
Senior : comment organiser une soirée associative ?
Quand aura lieu la soirée ?
Si vous voulez organiser une soirée associative, la date est la première chose à arrêter. Elle vous permet en effet d'établir un calendrier des principales démarches à accomplir en vue de cet événement.
Et pour que vous ayez le temps de louer la salle où il doit se tenir et réunir le matériel nécessaire, il vaut mieux fixer une date assez lointaine.
En vous y prenant assez tôt, vous serez en mesure de prévenir toutes les personnes susceptibles d'assister à la soirée. Pensez bien sûr à choisir un jour et une heure qui puissent convenir à la majorité de vos invités.
Le choix du lieu
La date fixée, il faut vous enquérir du lieu où se déroulera la soirée associative. En fonction de l'endroit choisi, les contraintes légales ne seront pas les mêmes. Et les dimensions du lieu dépendront du nombre de personnes attendues.
L'événement peut avoir lieu en plein air, dans un parc par exemple. Si vous préférez un lieu fermé, vous pouvez vous tourner vers la Mairie, qui peut mettre à votre disposition une salle spécifique, équipée pour ce type de manifestation.
La location de bureaux, comme ceux que l'on peut trouver sur le site de Flexas.com, une référence en la matière, est également une excellente solution. Les locaux proposés sont spécialement conçus pour abriter des réunions et d'autres événements associatifs.
Un thème pour la soirée
Pourquoi ne pas prévoir un thème pour cette soirée associative, si du moins elle se présente comme un moment convivial ? C'est en effet le meilleur moyen de mettre de l'ambiance et de laisser à vos invités un souvenir mémorable.
Ce thème doit donner sa marque et son unité à la soirée. Pour le trouver, vous n'avez que l'embarras du choix. Il peut s'agir, par exemple, d'une soirée cabaret, avec l'organisation d'un karaoké.
Vous pouvez aussi suggérer à vos invités de se déguiser ou prévoir des animations ou encore demander à un prestidigitateur d'animer la soirée.
Les obligations légales
Pour organiser certains événements associatifs, il est parfois nécessaire de demander certaines autorisations. C'est notamment le cas si la présence d'un public est prévue ou si l'événement a lieu sur la voie publique.
Il faut alors solliciter une autorisation auprès des services municipaux. La demande comprend des renseignements sur l'association et sur la nature de l'événement prévu. De même, une autorisation spécifique doit être demandée pour ouvrir une buvette. Pour des raisons de sécurité, la police doit être également prévenue.
Si de la musique doit être diffusée, il faut accomplir une démarche auprès de la SACEM. Enfin, l'association organisatrice doit être assurée.
Et la billetterie ?
Si l'association doit récolter de l'argent au cours de cette soirée, il faut prévoir une billetterie. Qu'elle soit manuelle ou en ligne, la loi l'impose en effet.
Les billets émis à cette occasion doivent prévoir certaines mentions. On doit bien sûr y trouver le nom de l'association en charge de l'organisation de la soirée, mais aussi la nature de cet événement.
Le lieu dans lequel il doit se dérouler, ainsi que la date et l'heure prévues pour la soirée, doivent également figurer sur les billets. Il faut penser à conserver les souches et les coupons de ces billets, au moins pendant un an.
L'importance de la communication
Pour que votre soirée soit réussie, il faut qu'un public nombreux assiste à la manifestation. Il faut bien sûr commencer par avertir vos adhérents, assez tôt pour qu'ils puissent bloquer la date.
Mais, si la soirée doit s'ouvrir à d'autres personnes, la communication interne n'est pas suffisante. Bien entendu, les membres de l'association peuvent parler de la soirée à leur entourage et à leurs amis.
Mais ce bouche-à-oreille ne suffit pas toujours. Il est donc préférable d'utiliser tous les médias à votre disposition : la presse régionale, par exemple, mais aussi les réseaux sociaux ou les affiches, qui attireront l'attention des passants.