Un courrier d’octobre dans ma boîte aux lettres, 900 € à payer avant la fin du mois, deux années de charges rattrapées d’un seul coup. J’ai d’abord cru qu’il me fallait payer tout de suite, et c’est en lisant de près que j’ai compris que ce n’était pas le cas.
Deux ans après, une régularisation de charges locatives se paie en 12 mois
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Un décompte de régularisation envoyé deux ans après la période concernée reste encadré : il doit vous parvenir un mois avant la régularisation annuelle, et les justificatifs doivent rester à votre disposition pendant six mois. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le paiement échelonné sur 12 mois est prévu dès que le locataire en fait la demande. Le propriétaire dispose par ailleurs de 3 ans pour réclamer un impayé de charges.
Quand devez-vous recevoir le décompte de régularisation ?
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire ou l'agence doit vous communiquer le décompte par nature de charges : électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur. Chaque famille de dépenses doit apparaître séparément ; un total unique, sans ventilation, ne répond pas à cette exigence.
Si le décompte et la demande de paiement arrivent dans la même enveloppe, notez la date de réception et gardez l'enveloppe : l'avance d'un mois prévue par la règle n'a peut-être pas été respectée. Comparez aussi chaque ligne à ce que vous savez de votre immeuble, un poste facturé qui n'existe pas se repère vite.
Pour un rattrapage de deux années, demandez que les montants soient présentés année par année, avec le total des provisions versées pour chacune. Cela permet de savoir si le solde se rapporte à 2024, à 2025 ou aux deux : ce détail pèsera ensuite pour l'échelonnement comme pour la prescription.
Quels justificatifs consulter, et pendant combien de temps ?
Pendant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire ou l'agence doit tenir à votre disposition l'ensemble des justificatifs : factures d'eau, relevés de chauffage, comptes de la copropriété.
Écrivez sans tarder pour demander à consulter ces pièces, en précisant les deux années concernées, et gardez une copie de votre courrier : la date de votre demande servira de repère en cas de désaccord. Plus vous attendez, plus la fenêtre de 6 mois se réduit.
Comment obtenir un paiement échelonné sur 12 mois ?
Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois, comme le prévoit l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Le texte prévoit ce paiement par douzième dès que le locataire en fait la demande.
les charges de 2024 auraient dû être régularisées avant le 31 décembre 2025. Un décompte envoyé en octobre 2026 arrive après l'échéance et ouvre droit à douze mensualités. Sur 900 €, cela représente 75 € par mois pendant un an.
Formulez la demande par écrit, de préférence en lettre recommandée, en citant l'année concernée et l'échelonnement sur 12 mois. Joignez-y la demande de consultation des justificatifs, pour éviter de mener deux échanges séparés.
Les deux années relèvent-elles du même régime ?
Pas nécessairement. L'échelonnement sur 12 mois vise la régularisation tardive, alors qu'une régularisation de 2025 faite avant le 31 décembre 2026 reste dans les délais ordinaires. Votre interlocuteur peut donc accepter l'étalement pour 2024 et le refuser pour 2025 : d'où l'intérêt de réclamer des décomptes séparés, année par année, et de demander par écrit comment l'échelonnement s'applique à l'ensemble.
Pendant combien de temps une dette de charges peut-elle être réclamée ?
Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers, sur le fondement de l'article 7-1 de la loi de 1989. Une dette datant de mars 2025 reste par exemple réclamable jusqu'en mars 2028.
Le point de départ du délai varie selon les situations : pour les charges d'un logement en copropriété, les 3 ans courent à la date de la régularisation, et non à celle du paiement des provisions. Un rattrapage tardif n'est donc pas, en soi, un rattrapage hors délai.
Le même délai de 3 ans vaut pour vous, locataire, si le décompte fait apparaître des provisions supérieures aux dépenses réelles : vous pouvez alors demander le remboursement du trop-versé.
Que faire dès réception du courrier ?
- Notez la date de réception et conservez l'enveloppe.
- Envoyez un courrier unique demandant les justificatifs et invoquant le paiement sur 12 mois pour la régularisation tardive : rien n'interdit de réclamer ces pièces avant de payer.
- Vérifiez chaque ligne. Un poste mal imputé, une année mal rattachée ou une provision oubliée peut modifier le solde ; détaillez l'écart ligne par ligne dans votre courrier.
- Si les réponses tardent, relancez par écrit en citant l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, l'article 7-1 pour la prescription et le décret du 26 août 1987 sur les charges.
- Rassemblez tous les échanges datés dans un même dossier.
Le réflexe à éviter reste de payer dans la minute : le montant réclamé vaut avant vérification, pas après.
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Sources : kohenavocats.fr | lecendre.fr | jurislogement.org