Comment présenter ses condoléances par mail ?

À qui et pourquoi envoyer un mail de condoléances ?

Un message parfois peu approprié

Internet fait partie de notre quotidien et ce, dans tous les domaines. Il n'est donc pas étonnant que, à l'occasion du décès de quelqu'un, on utilise le mail pour adresser ses condoléances à la famille.

Avant d'envoyer un tel message, il faut cependant vérifier que la personne à qui on veut l'adresser ait bien une adresse électronique. Par ailleurs, il est possible qu'un mail de condoléances ne soit guère apprécié par des personnes, souvent âgées, qui demeurent fidèles aux formes traditionnelles de correspondance, surtout en une telle occasion.

Enfin, le mail sera peut-être plus indiqué pour exprimer votre sympathie à un collègue de travail ou à une simple relation qu'à un membre de la famille ou à un proche. Ils préféreront certainement des marques d'attention plus personnelles, comme une visite ou un appel téléphonique.

Les avantages du mail en pareil cas

Dès lors que la personne est à même de le recevoir et qu'elle ne sera pas choquée par sa réception, le mail de condoléances présente des avantages notables, parmi lesquels :

• La rapidité. Il va de soi que l'envoi d'une lettre de condoléances prendra plus de temps. Le mail permet donc d'exprimer votre sympathie à la famille aussitôt que vous apprenez le décès.
• Une manière plus efficace de nouer ou de reprendre des relations. En effet, le destinataire du message pourra, s'il le souhaite, y répondre très rapidement. Cette réponse peut être l'occasion d'un échange qui s'établira plus facilement que dans le cas d'une correspondance classique.

Quel contenu pour un mail de condoléances ?

Comme pour tout message de ce type, le contenu d'un mail de condoléances dépend en partie de la sensibilité de celui qui l'écrit et du lien qui l'attache au destinataire. Quoi qu'il en soit, il est possible de donner quelques conseils généraux. Ainsi, il est préférable :

• De rester sobre. Un message trop long peut lasser la patience d'une personne déjà éprouvée par le deuil. Un texte concis, mais sincère, et même chaleureux, est donc plus indiqué en une pareille circonstance.
• De privilégier les mots et formules apportant du réconfort au destinataire du message. En effet, il faut garder à l'esprit que c'est l'aspect le plus important dans un message de condoléances. Par conséquent, il faut éviter de s'appesantir sur sa propre peine, ce qui ne serait guère en mesure de soutenir le destinataire dans son affliction.
• D'évoquer des souvenirs communs, qui prennent notamment la forme de bons moments passés ensemble, si toutefois vous en avez partagé avec le défunt. Il faut cependant garder une certaine mesure dans l'évocation de ces souvenirs, de manière à ne pas raviver la douleur de la personne endeuillée. On peut aussi tracer un bref portrait du défunt, en insistant sur ses qualités.
• D'éviter certains termes. Certains mots, même s'ils reflètent la réalité, peuvent heurter, précisément à cause de leur sens trop évocateur. Ainsi, aux mots "mort" et même "décès", on pourra préférer les termes moins abrupts de "perte" ou de "disparition". D'une manière générale, et comme dans tout message de condoléances, il faut choisir ses mots avec soin et toujours conserver la mesure et la délicatesse nécessaires.
• D'éviter, toujours dans le même souci de retenue, de terminer le mail par des "emojis", ces petites icônes utilisées, dans les courriels, pour symboliser un sentiment de joie ou une émotion. Ils n'ont pas leur place dans un message de condoléances.
• D'adopter un ton plus formel si le mail est adressé à une simple connaissance ou un collègue de travail par exemple.